Privacybeleid & Terugbetalingsvoorwaarden
Dit privacybeleid legt uit hoe wij met uw gegevens omgaan en wat u kunt verwachten wanneer dingen niet volgens plan verlopen.
Laatst bijgewerkt: september 2026
Privacybeleid: Wie Wij Zijn
SimpleIT4U is een technologiedienstverlener met een vestiging in Voorhout, Nederland, die maatwerkoplossingen (Microsoft Platform, AI-Agent Oplossingen, Web- & Mobiele Apps) en SaaS-producten (OneLinguo en OnePulseWork) levert aan bedrijven in Nederland en de rest van Europa. Dit privacybeleid is van toepassing op al onze diensten en op simpleit4u.nl.
Wij zetten ons in om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Onze contactgegevens: SimpleIT4U · Lely 43, 2215 ZC Voorhout, Nederland · info@simpleit4u.nl · simpleit4u.nl
Gegevens Die Wij Verzamelen
Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze diensten te leveren of met u te communiceren.
| Categorie | Voorbeelden | Hoe Verzameld |
|---|---|---|
| Contactgegevens | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam | Contact-/aanvraagformulieren, e-mail, telefoon |
| Project- & factuurgegevens | Projectomschrijving, factuurgegevens, KVK-nummer | Kennismakingsgesprekken, offertes en opdrachtbevestigingen |
| Accountgegevens (SaaS) | Inloggegevens, gebruiksactiviteit, abonnementsgegevens | Aanmelding bij OneLinguo & OnePulseWork |
| Technische gegevens | IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, sessieduur | Website-analysetools (cookies) |
| Communicatie | E-mailcorrespondentie, supporttickets | Direct contact met ons |
Wij verzamelen geen gevoelige gegevens (zoals gezondheids- of financiële accountgegevens), behalve wanneer dit strikt noodzakelijk is en met uw expliciete toestemming.
Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken
Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:
- Om aanvragen te beantwoorden en offertes te verstrekken voor onze diensten
- Om maatwerkprojecten te leveren, te beheren en te ondersteunen
- Om SaaS-productaccounts te leveren en te beheren (OneLinguo, OnePulseWork)
- Om betalingen te verwerken en facturen op te stellen
- Om servicegerelateerde communicatie te versturen (updates, onderhoudsmeldingen)
- Om onze website en diensten te verbeteren met behulp van geaggregeerde, geanonimiseerde analysegegevens
- Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen
Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens nooit aan derden voor marketingdoeleinden.
Gegevensdeling & Derde Partijen
Wij kunnen uw gegevens delen met vertrouwde externe dienstverleners die ons helpen bij het runnen van ons bedrijf, onder strikte geheimhoudingsafspraken. Dit kunnen onder meer zijn:
- Cloud-infrastructuurleveranciers (bijv. Microsoft Azure)
- Betalingsverwerkers voor facturering en abonnementen
- CRM-tools (Customer Relationship Management)
- Website-analysediensten (bijv. Google Analytics)
- E-mail- en communicatieplatforms
Sommige van deze partijen kunnen gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer gegevens internationaal worden overgedragen, nemen wij redelijke maatregelen — zoals modelcontractbepalingen — om een beschermingsniveau te waarborgen dat vergelijkbaar is met de AVG.
Wij kunnen uw gegevens ook bekendmaken indien dit wettelijk verplicht is, of op last van een rechter of toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dit vereist.
| Type Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag-/contactformuliergegevens | 2 jaar na laatste contact |
| Project- & contractuele gegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| SaaS-accountgegevens | Duur van het account + 90 dagen na opzegging |
| Betalings- & factuurgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Website-analysegegevens (geaggregeerd) | 26 maanden (standaard Google Analytics) |
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze op een veilige manier.
Uw Rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om:
- Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren
- Onjuiste of verouderde gegevens te laten corrigeren
- Verwijdering van uw gegevens te verzoeken ("recht op vergetelheid"), met uitzondering van wettelijke bewaarplichten
- De verwerking van uw gegevens te laten beperken
- Uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit)
- Bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
- Zich op elk moment af te melden voor marketingcommunicatie
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als u vindt dat wij uw gegevens onjuist hebben verwerkt
Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via info@simpleit4u.nl. Wij reageren binnen één maand (30 dagen).
Cookies & Tracking
Dit onderdeel van ons privacybeleid legt uit welke cookies wij gebruiken. Onze website gebruikt cookies om uw surfervaring te verbeteren en te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen.
- Essentiële cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website (bijv. sessiebeheer) — hiervoor is geen toestemming vereist
- Analytische cookies: helpen ons het websiteverkeer en gebruikersgedrag te begrijpen (Google Analytics) — geanonimiseerd, en alleen geplaatst na uw toestemming
- Voorkeurscookies: onthouden uw instellingen bij een volgend bezoek — alleen geplaatst na uw toestemming
U kunt cookies beheren of uitschakelen via uw browserinstellingen of via de cookiebanner op onze website. Het uitschakelen van cookies kan bepaalde functionaliteiten van de website beïnvloeden. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies voor externe advertentienetwerken.
SaaS-Producten: OneLinguo & OnePulseWork
Onze SaaS-platforms verzamelen aanvullende gegevens die nodig zijn om hun respectievelijke diensten te leveren. Elk platform heeft zijn eigen specifieke privacyverklaring, beschikbaar bij aanmelding en binnen het product.
OneLinguo
Audiosessiegegevens worden in realtime verwerkt voor vertaling en worden niet permanent opgeslagen na afloop van een sessie. Accountgegevens en factuurgegevens worden bewaard volgens dit beleid.
OnePulseWork
Personeelsgegevens (medewerkersgegevens, urenregistraties, salarisinformatie) worden veilig opgeslagen en verwerkt in overeenstemming met de AVG en, voor dit Australische platform, de Australische Fair Work Act. Gegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde accountbeheerders.
Voor platformspecifieke vragen over gegevensverwerking kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen.
Terugbetalingsbeleid
Terugbetalingen — Maatwerk Bouwdiensten
Maatwerk bouwdiensten (Microsoft Platform, AI-Agent Oplossingen, Web- & Mobiele Apps) zijn projecten op maat, waarvan de omvang wordt vastgesteld en overeengekomen voordat het werk begint. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:
Kennismaking- & Scopingfase
Eerste kennismakingsgesprekken en projectscoping worden gratis aangeboden. Er is geen terugbetaling van toepassing, omdat in deze fase geen betaling wordt gevraagd.
Aanbetaling & Start van het Project
- Een aanbetaling (doorgaans 30–50% van de overeengekomen projectwaarde) is vereist voordat het werk begint
- De aanbetaling is niet-restitueerbaar zodra het werk is gestart, omdat deze de planning, architectuur en de reeds uitgevoerde initiële ontwikkelinspanning dekt
- Als SimpleIT4U een project annuleert voordat het is gestart, wordt de volledige aanbetaling binnen 14 werkdagen terugbetaald
Annulering Tijdens het Project
- Als een klant een project halverwege annuleert, is betaling verschuldigd voor al het werk dat tot de annuleringsdatum is uitgevoerd, op basis van tijd en materiaal of overeengekomen mijlpalen
- Een eventuele overbetaling boven het uitgevoerde werk wordt binnen 14 werkdagen terugbetaald
- Opleveringen die tot dat moment zijn voltooid, worden aan de klant verstrekt
Voltooide Opleveringen
- Zodra een oplevering is beoordeeld en goedgekeurd (of als goedgekeurd wordt beschouwd na een beoordelingsperiode van 7 dagen), is de betaling voor die mijlpaal niet-restitueerbaar
- Gebreken of bugs die binnen 30 dagen na levering worden vastgesteld, worden zonder extra kosten verholpen
- Wijzigingsverzoeken buiten de overeengekomen scope worden afzonderlijk gescoped en geoffreerd
Geschillen
Als u niet tevreden bent met een oplevering, meld dit dan binnen de beoordelingsperiode. Wij zetten ons in om problemen op te lossen via open communicatie, voordat formele geschillenprocedures worden overwogen.
Terugbetalingen — SaaS-Abonnementen
OneLinguo — Betalen per Sessie
- Sessies die nog niet zijn gebruikt, komen in aanmerking voor een tegoed of terugbetaling indien dit binnen 30 dagen na aankoop wordt aangevraagd
- Voltooide sessies zijn niet-restitueerbaar zodra de vertaaldienst is geleverd
- Als een technische storing aan onze kant ervoor zorgt dat een sessie mislukt, wordt automatisch een volledig tegoed of terugbetaling verstrekt
OnePulseWork — Abonnementen
- Maandelijkse abonnementen kunnen op elk moment worden opgezegd; toegang blijft bestaan tot het einde van de huidige factureringsperiode, zonder pro-rata terugbetaling voor ongebruikte dagen
- Jaarabonnementen die binnen 14 dagen na betaling worden opgezegd, komen in aanmerking voor een volledige terugbetaling, mits er voor die factureringsperiode geen loon- of compliancegegevens zijn verwerkt
- Jaarabonnementen die na 14 dagen worden opgezegd, ontvangen een pro-rata tegoed voor de resterende volledige maanden, toe te passen op een toekomstig abonnement of op verzoek terug te betalen
- Als wij OnePulseWork stopzetten, ontvangen alle actieve abonnees een pro-rata terugbetaling voor hun resterende abonnementsperiode
Nederlands & Europees Consumentenrecht
Niets in dit beleid beperkt uw rechten onder het Nederlandse en Europese consumentenrecht (Burgerlijk Wetboek en de EU-richtlijn consumentenrechten). Als een dienst een ernstig gebrek vertoont, heeft u recht op een passend rechtsmiddel, ongeacht de hierboven genoemde voorwaarden.
Contact
Heeft u vragen over dit privacybeleid, of wilt u uw gegevensrechten uitoefenen? Neem contact met ons op via info@simpleit4u.nl of via onze contactpagina. Wij streven ernaar binnen 30 dagen te reageren.